Om en kund ångrar sin beställning av något skäl, behöver kopia på en orderbekräftelse eller du behöver skriva ut underlag och administrera en order på något vis så går vi igenom alla dessa steg i den här guiden.
Viktigt när det gäller ångrat köp:
Det som är viktigt att tänka på är att i Webbas sker inte den ekonomiska transaktionen utan den sker hos din valda betalleverantör. Så har kunden betalat för ordern kommer du även behöva göra en återbetalning hos din betalleverantör (t.ex. Stripe) i kundens orderprofil där. Titta hos respektive betalleverantör hur du genomför detta hos just dem i deras hjälpcenter.
I Webbas
Så justerar du ordern för att den ska ha rätt status i webbplatsens orderhistorik, för ditt redovisningsunderlag samt för att skicka bekräftelse till din kund där orderbekräftelsen visar rätt information.
Observera!
Samtliga nedan åtgärder går att göra på exakt samma vis inuti en kontakts CRM-profil vid t.ex. de tre prickarna vid kontaktens profilnamn, under flikarna Beställningar med mera.
Här hittar du var du ändrar samt makulerar en order-/beställnings status
Gå till Butik >> Beställningar (eller CRM kontaktens profil)
Här ser du alla dina ordrar. Vid varje order ser du kolumnerna "Betald" och "Status" (se bild längre ned).
Om du har en kassa kopplad till en betalleverantör så som t.ex. Stripe och ordern är betald kommer båda staplar visas som gröna efter köptillfället.
Om du har manuell betalning i din kassa så blir aldrig ordern slutförd förrän du manuellt markerar den så. Då kommer status stå på "Behandlas".
Så ändrar du status på en order/beställning eller makulerar den.
Tryck på de gröna/gråa plupparna så öppnas en kort meny med val om att "Markera som slutförd" eller "Markera som avbruten" eller "Markera som väntande".
(se under bilder för mer viktig info om att makulera order)
Nu ser du att din order kan få status:
Om betalning:
Betald
Inte betald
Om orderstatus:
Behandlas
Slutförd
Avbruten
Om en order ska makuleras finns två vägval beroende på om den HELT ska makuleras eller DELVIS makuleras.
OBSERVERA!
Att du behöver återbetala motsvarande belopp i Stripe då det är där den ekonomiska transaktionen sker. Justering i Webbas är endast för redovisningens skull och att du ska ha rätt underlag i din hemsidas orderhistorik samt för att kunna ge uppdaterat orderunderlag till din kund.
Makulera en order helt:
Markerar i betalstatus att ordern är avbruten. Sekunden du gör detta skickas även ett mejl till kunden om att ordern är avbruten och systemet reglerar rapporter i Webbas samt eventuella behörigheter till medlemskap etc. som tillhörde köpet.
Makulera order delvis:
Nu bör du inte avbryta ordern utan istället går du in på kundens enskilda order och trycker på det kugghjul du ser vid produktens namn och bild på orderinformationen.
Här ges du alternativet att "Ändra artikel" som ger dig valet att justera på befintliga artiklar i ordern. Nu kan du ändra pris och antal i ordern
Du kan även via de tre prickarna upp till vänster välja "Lägg till artikel" lägga till fler artiklar i en order.
När du ändrar priset i ordern eller lägger till artiklar så kommer systemet reglera detta i Webbas. Om du kollar på nedan bildexempel så har 799 kr återbetalats efter ett genomfört köp. Beloppet är ändrat i totalen till 870 kr, men du kan också se längst ned till höger i en grå rutan hur stort belopp som ursprungligen inhämtats från din kund var.
Viktig detalj!Om du justerar bakåt > med andra ord återbetalar delar av priset behöver du (som nämnt längre upp) åtgärda det ekonomiska medlet hos din betalleverantör utöver så kunden får återbetalningen till sig.
Om du lägger till artiklar så ditt ordervärde blir högre > så kommer du se tvärtom, att priset på orderns totala värde överstiger vad kunden har betalat in.
Som nämnt längre upp görs själva återbetalningen av det ekonomiska medlet hos din betalleverantör.
TIPS! 💡
Vid justeringar kan ett bra tips vara att skriva en Anteckning i fältet du ser till vänster på bilden ovan. Det ger dig lite koll om du behöver kolla historik hos kunden varför vissa åtgärder har gjorts när. Inget måste men en tacksam loggbok att föra.
Du hittar även dessa Anteckningar inuti kundens CRM-profil under fliken Anteckningar.
Går det att radera eller arkivera en order?
Ja du kan arkivera en order men inte radera den.
Den går inte att radera helt då du kan behöva redovisa samtliga ordrar i din redovisning även om det är testordrar, ordrar utan värde med mera. Därav arkiveras de istället.
Du hittar detta i kundens beställning via de tre prickarna upp till vänster eller i orderöversikten (se båda tillvägagångssätten på bilder nedan).
Eller så markerar du beställningen i listan och klickar på mer i höger hörn och sen arkivera.
Du hittar sedan alla dina arkiverade beställningar i orderöversikten under fliken "Arkiverade beställningar".
Önskar din kund få ett underlag på den beställning de gjort eller önskar du själv ett underlag för din redovisning?
Detta kan du hämta genom att gå till Butik > Beställningar > Klicka in på beställningen det gäller > Knapp med tre prickar > Skriv ut eller Skicka orderbekräftelse igen (beroende på vilken som är mest lämplig) -> Se nedan 2 bilder.
Observera!
Samtliga av både ovan och nedan åtgärder går att göra på exakt samma vis inuti en kontakts CRM-profil.
Hur skickar jag en kopia på en orderbekräftelse till en kund?
Då du inte kan skicka orderbekräftelse till dig själv så gör du enligt nedan alternativ om det är du själv som önskar spara ner underlag (eller följesedel). Är det till kunden är detta det bästa valet dock. Underlaget skickas direkt igen till kunden (observera att du inte kan se systemmejl-historik i CRM under aktiviteter där. Du kan vara trygg i att mejlet lämnat ditt system om mejl fungerar i övrigt hos dig).
Notera att detta inte är samma ska som kvitto då kvitto skickas via den kopplade betalleverantören (t.ex Stripe eller Klarna). Beroende på vad kunden ska använda underlaget till kan de behöva komplettera kvitto med underlag för ordern för att få med all nödvändig information. Du kan läsa mer om det i denna guide.
Skriva ut orderkopia/underlag:
En ny ruta öppnas som kan se olika ut beroende på operativsystem du har men här ska då finnas alternativ att spara ned som PDF. Skicka sedan denna fil bifogat till kunden eller spara den där du behöver.
Hamnar orderinformationen på flera sidor?
Då kan du behöva ändra skalan på underlaget till en mindre procentsats. Vi har provat med 80% som blir perfekt från våran sida men du kan behöva använda annan skala beroende på din enhet och inställningar.
