Om din kund eller prenumerant inte tar emot dina mejl (från en automatisering) kan det bero på anledningarna du finner i denna guide.
Har du däremot kontrollerat att mejlet har skickats ut från systemet och kunden fortfarande inte hittar mejlet i sin inkorg - då kan det ha hamnat i skräpposten.
Varför hamnar mejl i skräpposten?
Varje dag skickas miljarder bedrägliga mejl ut till användare världen över. Därav har alla email aktörer och plattformar både lagkrav, myndighetsdirektiv, serverdirektiv (vi går till exempel under Amazons servrar) och inte minst ofta egna best practice för att på bästa möjliga vis efterleva de krav som ställs och minska risk att hamna i skräppost hos mottagare.
Spamfiltret på mottagarens server gör en bedömning av vilken inkorg mejlet ska hamna i. Det som kontrolleras är bland annat om:
Avsändaren & IP-adressen har ett så kallat gott rykte.
Avsändaren är den person (eller företag) som den utger sig för att vara
Mejlet innehåller något som kan liknas som spam eller vara skadligt för mottagaren
Mottagaren har engagerat sig med innehållet tidigare och öppnat mejl från avsändaren.
Om texten är slarvigt formaterad. Till exempel tydligt kopierad där olika textstorlekar förekommer, färger med mera (typexempel kan vara någon utländsk aktör som försökt forma ett mejl på annat språk för att försöka öka trovärdigheten och därmed blir mejlet svagt formaterat = filtreras bort).
Vad innebär det att få ett bra eller dåligt email rykte?
Detta kan ses som en rankingmodell använt av alla email servrar. Om du har en verifierad domän och dina email regelbundet öppnas av mottagare, klickas i och sällan rapporteras som spam (riktgräns maximalt 0,1% spam-markeringar).
Så ökar det din trovärdighet i servrarnas flöde = du får ett bra rykte.
Detta gäller även oss på Webbas. Om många av våra kunder på Webbas skulle ha ett dåligt rykte påverkar det hela vår plattform. Detta är också anledningen att Webbas ibland behöver vidta extra försiktighetsåtgärder för att upprätthålla och säkerställa vårt goda rykte.
Det är också bra att känna till att huruvida om ett mejl hamnar i skräpposten eller ej helt bestäms av mottagarens email leverantör. Det är därför vissa av dina mottagare kan ibland få mejlet till inkorgen som vanligt och andra till skräpposten trots att du har gjort allt rätt. Detta är ofta något som löser sig över tid ju mer varumärkesförtroende din email domän får och ju mer dina mottagare agerar på dina mejlutskick.
Hur får man ett bra rykte som avsändare?
För att lära mottagarens server att du är en avsändare som går att lita på finns flera delar som du kan göra för att förstärka trovärdigheten.
Vad du inte kan påverka men som hjälper över tid
När dina kunder öppnar, klickar på länkar, svarar på dina mejl eller lägger in dig som kontakt så är det positiva signaler till mejlleverantören. Så eftersträva regelbundet interaktion med dina mejl och uppmuntra mottagare som fått ditt utskick till inkorgen att markera dig som ej skräppost. Det kommer hjälpa dig mycket över tid att både få och bibehålla ett gott rykte.
Checklista - det här kan du själv göra!
Det finns mycket du kan göra själv för att stärka ditt rykte. Vi listar följande exempel nedan:
Se över dina så kallade SPF, DKIM och DMARC inställningar enligt den här guiden. Detta är allt mer vanligt att vissa mejlprogram värderar högt.
Använd en verifierad domän som avsändaradress. T.ex. hej@dittföretag.se. Idag är detta ett krav i plattformen och du kan läsa mer hur du skaffar detta samt ställer in det i plattformen här.
Undvik även att ha ”no-reply” i din avsändaradress. Du vill så långt som möjligt få dina prenumeranter att svara på dina mejl. Använd därför en mejladress som uppmanar till svar så som: dittnamn@företaget.se, support@företaget.se, info@företaget.se
Om du försöker skicka ett mejl med en avsändaradress som inte är verifierad kommer plattformen stoppa utskicket och varna dig för detta. Om du tror dig ha en verifierad mejl som avsändare och får felmeddelandet - vänligen dubbelkolla stavningen då det ofta brukar visa sig råkat slinka med en bokstav för mycket/för lite eller så.
Skicka från ditt riktiga namn som avsändare under "Från" och inte bara namnet på ditt företag, så hellre "Emma på Webbas" än endast "Webbas" eller "Erbjudande från Webbas plattform" än bara "Erbjudande". Nyckeln är att tydligt visa i avsändaren att mejlet kommer från varumärket så mottagaren direkt förstår vem mejlet är ifrån.
Ha med logotyp och med förmån din grafiska profil i mejlet för att mottagaren snabbt ska se att mejlet kommer från dig - och mer troligt engagera sig med innehållet. Just logotyp är något som mejlklienter idag skannar av som en del i att tolka mejl.
Undvik triggande eller spammiga ord så som gratis, vinnare, pengar, köp, rabatt, osv. i överdriven form. De är inte förbjudna i sig så vikten ligger i betoning på "överdriven form" då det kan trigga spamfilter.
Skicka endast mejl till prenumeranter som godkänt utskick av dig. Detta kan låta självklart men många gånger möter vi på där man importerar listor från kanske långt bak i tiden där man inte vet om kunden gett medgivande eller ej. Inte bara riskerar det för dig skapa en mycket hög andel av avprenumeranter och spam-markeringar vid utskick i början (vilket kan stoppa dig från utskick helt). Det skickar också många låga signaler till mejlaktörerna på kort tid vilket också ökar din risk att hamna i just spamfilter.
Vidare är detta också ett krav i enlighet med GDPR att vi har ett medgivande för utskick av marknadsföringskaraktär.
Skicka inte till en lista av köpta e-postadresser. Det här kan leda till att din domän i värsta fall blir svartlistad, plus att det är högst osannolikt att dessa mottagare uppskattar att få mejl från en okänd avsändare.
Testa din mejl via ett verktyg som mail-tester.com eller MX Toolbox med flera. Detta är tredjepartsverktyg så vi kan inte ge stöd i dessa men är verktyg som går att se status för sin egen email domän hos.
Använd dig av dubbel opt-in när en prenumerant fyller i formuläret för din e-postmarknadsföring. Det här innebär att prenumeranten behöver bekräfta sin e-postadress innan dina mejl börjar skickas ut. Rekommenderas varmt för att säkerställa att prenumeranten har fyllt i rätt mejladress och hålla din lista fri från mejladresser skapade av robotar.
Begränsningar och förebyggande åtgärder Webbas har som kan vara bra att känna till
Som nämnt ovan följer Webbas gällande direktiv och lagar och försöker alltid att efterleva de direktiv som råder.
I Webbas som plattform har vi infört följande åtgärder för en mer säker kundupplevelse för mottagare av email från våra servrar - dessa är även framtagna utifrån vår serverleverantörs direktiv.
Begränsningar av bifogande av externa länkar i email
Amazon har idag starka riktlinjer i vad som är rekommenderat utifrån säker email hantering. En sådan begränsning är att inte tillåta externa länkar fritt i avseende att skydda mottagare från bedrägliga mejl som kommer från en avsändare men leder till andra aktörer (oönskade mejl som man inte godkänt utskick av).
I dagsläget har vi en lista med ett par hundra domäner för alla stora plattformar och verktyg så som sociala medie plattformarna, Zoom, de stora bokningsaktörerna i Sverige så som Bokadirekt, Boka.se med flera. Dessa kommer utan problem gå att skicka till som vanligt.
Om du skulle få ett varningsmeddelande när du försöker skicka ett utskick som säger:
För att hjälpa dina mejl att hamna tryggt i inkorgen och undvika spamfilter måste alla länkar i ditt innehåll matcha din verifierade avsändardomän. Vi har upptäckt en varumärkesmissmatchning mellan din avsändaradress och dina länkar, vilket innebär att ditt mejl inte kommer att skickas. Uppdatera eller ta bort dessa länkar för att kunna gå vidare med utskicket. Standardplattformar som YouTube, Facebook och liknande är alltid tillåtna.
Så är det sannolikt du just nu har en länk i ditt mejl/automation som inte är godkänd i nuläget. I sådant fall kontakta oss i supporten och berätta vilken domän/länk det gäller så kan vi kolla på att eventuellt grönlista den om det är en officiell länk till större aktör.
Att däremot länka till andra småföretag/ej officiella aktörer är inte domäner vi dessvärre kan grönlista då vi inte kan följa upp detta.
💡 Vårt tips!
Är att vid behov av att länka till en företagskompis eller liknande - lägg länken i en knapp på din hemsida. T.ex. skapa ett så kallat länkträd på en landningssida du kan använda för dina mejlutskick där du lägger länkar relevanta just nu som du vill hänvisa till. Så kan du i ditt mejl länka till denna sida inom din egen webbplats vilket inte kommer orsaka problem i dina utskick.
Vi har förståelse för att detta kan upplevas frustrerande och vill betona att detta är en åtgärd tagen utifrån direktiv av vår serverleverantör för att även framåt upprätthålla en hög leverans av mejl som skickas från vår plattform med gott rykte.
Bevakning av graden spam-markeringar och avprenumeranter kan trigga begränsning i ditt konto.
Om du under kort tid får en avvikande volym som markerar dina utskick som spam eller avprenumererar skickar det signaler till servern att detta kan vara bedrägligt (även om det kanske inte är så). Vid sådant scenario kan våra system avbryta vidare utskick och skicka till dig att du är begränsad och direktiv vad du behöver göra nu.
I de flesta fall handlar detta om en process enligt denna guide där du verifierar dina mejladresser genom ett verktyg på nytt + svarar på några frågor till oss så vi kan verifiera att detta inte hade något felaktigt syfte.
Därefter kan begränsningen släppas om allt visar sig vara okej. Däremot om det återupprepas ofta kan det leda till avstängning av email utskick helt varvid att följa våra riktlinjer angivna i checklistan längre upp är viktiga.