Här kommer några vanliga frågor och svar vi får om hur automatiseringar fungerar i e-postmarknadsföringen. Du kommer även hitta några värdefulla tips att ha med dig på vägen.
Vad innebär automatiseringar och hur använder jag det?
I Webbas kan du skicka så kallade automatiserade utskick via vår funktion Marknadsföring. Dessa utskick går att skicka via både email, SMS, Whatsapp och röstmeddelanden. Dessa arbetsflöden (ofta kallat workflows) används för att skapa skräddarsydda utskick vid olika aktiviteter så som när något skickar in ett formulär, köper en produkt, bokar en tid i din kalender, sett klart en video i din videohosting med mycket mera.
Automatiseringar har en mängd möjligheter och val och vill du titta närmre på dessa funktioner kan du se vår lathund för dessa här.
Se vår startguide om automatiseringar i nedan knapp. Vi kan även varmt rekommendera vår Academy om E-post och automatiseringar.
Jag förstår inte vad allt i automatiseringar betyder, finns det någon guide för detta?
Ja vi har en komplett lathund för alla funktioner i automatiseringar.
ÄNDRINGAR
Kan man göra ändringar i en aktiv automation?
Ja det kan man. Vi rekommenderar du tar del av nedan frågor och svar om ändringar före så har du full koll på saker som är bra att veta om ändringar, tips med mera.
Ett smart tips när du ska göra ändringar i din automation eller återanvända ett enskilt mejl i en automation senare
Vare sig det gäller att du vill modifiera om den du redan har eller använda mejl i automationer till andra insatser (nyhetsbrev, individuella mejl med mera) så rekommenderar vi att spara ned de mejl du redan har i din automation som mall.
Dels så går inget arbete på detta vis förlorat och du kan redigera i lugn och ro och veta att om du ångrar/saknar något du gjorde eller vill återanvända det framåt kan du enkelt hämta upp berört mejl i dina mallar sedan igen.
Om jag gör ändringar i en automation, slår den igenom för de som redan är i automationsflödet?
Ja, man kommer ta del av dina ändringar eller eventuella tillägg i automationen förutsatt att man inte har gått igenom hela ditt flöde redan, alternativt står på en tidsfördröjning.
När en deltagare i din automation har passerat sista steget så som det var sista steget när hen kom dit - räknas hen som Slutförd och kommer inte ta del av eventuella nya steg du adderar vid ett senare tillfälle.
Om du har en fördröjning på t.ex. 10 dagar men ändrar till 1 dag. Så kommer de som stod väntande på detta steg få vänta ut sina 10 dagar. Eller om du har satt ett fast datum men ändrar datum så kan de i automationen fastna på detta steget då tidsangivelsen inte stämmer längre. Vår rekommendation är därmed att undvika att justera tidsangivelser i en aktiv automation så gott som möjligt.
Tips om du vet med dig att du behöver ändra datum och innehåll ofta i en automation under en aktiv fas så som lansering med mera.
Tänk på att en automation är i grunden till för mer statiska förplanerade sekvenser än sekvenser där innehåll och tider behöver justeras ofta. Vet du med dig att du till exempel i en kampanj/lansering som du ska ha, sannolikt kommer att behöva justeras ofta. Till exempel om du i dagsläget inte har klart allt innehåll för sekvensen och behöver få full kontroll på vad som går ut när och till vem.
Då rekommenderar vi att du istället schemalägger det som heter Kampanjer istället för att skapa en automatisering. Det ger dig mer kontroll.
Detta är även rekommenderat vid tillfällen där utskickens betydelse på vissa datum och tider är av yttersta vikt (till exempel inför webinars där du vill skicka en påminnelse till samtliga anmälda 30 minuter innan).
En automation kommer nämligen alltid att börja överst i flödet vilket gör att om du får in nya personer sent inpå (till exempel 5 timmar före ditt webinar). Så kommer systemet börja skicka alla mejl i din automation som redan passerat sin datumstämpel, där varje mejl skickas med 3h mellanrum. Med andra ord, om du angett i botten av automationen att alla ska få ett mejl med länken 30 min innan så får de som inte nått sista steget - inte få detta viktiga mejl.
Vid denna typ av aktiviteter rekommenderar vi att istället arbeta med Kampanjutskick som verktyg och schemalägga dina kampanjer så du ändå kan förbereda arbetet för att slippa logga in online löpande.
Då kan du göra justeringar fram till sekunden innan det skickas iväg och veta det når samtliga som finns på din valda lista. Och systemet kommer alltid skicka till alla som finns på listan precis det ögonblicket mejlet ska skickas ut. Även om det står t.ex. 100 mottagare när du gör schemaläggningen så kommer det uppdateras till aktuellt antal på listan sekunden det skickas. På detta vis får du mindre risk för störningar vid kampanjer med tidskänsliga utskick.
SKICKA ETT AUTOMATIONSMEJL TILL EN PERSON
Kan jag skicka ett utvalt mejl i en automation till en person?
Ja det kan du. Men inte direkt från automationen tyvärr. Det vi rekommenderar och tipsar är att spara ned mejlet som en mall >> gå in på personens profil i ditt CRM >> skicka det som kallas ett individuellt mejl (och där kan du hämta upp ett mejl från dina mallar).
Om jag satt upp en automatisering där varje utskick av mail skickas ut vid specifikt datum. När startar då automatiseringen för de som inkommer efter ett datum passerat?
Om fördröjningen är satt till ett datum kommer prenumeranten att motta tidigare mail i automatiseringen trots att datumet passerat. Systemet kommer vänta tre timmar mellan varje mail för att förhindra att mailet ses som spam. Om någon kommer in mitt i automatiseringen där flera fördröjningar och mail är uppsatta till specifika datum kommer de alltså att få alla mail.
Notera att detta endast gäller för fördröjningar satt till datum men inte övriga fördröjningar som är generella till antal dagar. Vill du inte att nya prenumeranter får tidigare mail bör du starta en ny automatisering (du kan duplicera tidigare) och då ta bort tidigare datum. Det är inte rekommenderat att ta bort steg ur en aktiv automatisering då det kan påverka de som redan är inne i den.
Vad händer med mail som lagt för att skickas ut medan e-postmarknadsföringen tillfälligt pausats (t.ex om du nått gränsen för antal prenumeranter eller om kontot granskas)?
Precis som att e-postmarknadsföringstjänsten endast pausas tillfälligt gör även mailen detta. Dessa kommer att läggas i kö och skickas ut så fort tjänsten är igång igen.
Håll gärna koll i din Översiktspanel -> Hantera fakturering för att se hur dina gränser ligger till. Ser du att du närmar dig en gränsnivå finns våra tillägg att aktivera. På så vis minimerar du risk för stopp vid viktiga utskick på grund av uppnådda gränser. Systemet kommer också meddela dig både när du närmar dig gränsnivåerna du har samt när du passerat dem via email utskick.
NÄR AUTOMATIONEN INTE FUNGERAR SOM ÖNSKAT
Hur felsöker jag en automatisering som inte fungerar?
Du kan i denna guide se vanliga anledningar och åtgärder när detta sker.
Kan jag på något sätt skicka de resterande mailen i automatiseringen till en prenumerant utan att hen får det första mailet igen?
Du kan dessvärre inte släppa in en person mitt i en automatisering, eller utesluta vissa mail i den, utan då behöver du antingen skicka ut enstaka mail via individuella utskick, eller om du duplicerar den automatisering du skapat för att ta bort de mail du inte vill ska vara med och aktivera denna automation retroaktivt till den/de du vill ska gå med (se nedan).
Går det att få in någon retroaktivt i ett automationsflöde?
Det finns tyvärr ingen funktion i systemet där du kan retroaktivt lägga till någon men det finns några workarounds för dig som behöver se till att någon eller några kommer in i ett autmationsflöde i efterhand.
Tips 1
Gå till ditt automationsflöde och lägg till en ny/ytterligare tagg som utlösare. Detta skulle t.ex. kunna vara Rättelse. När automationen har fått med taggen som utlösare går du till ditt CRM och ger berörda personer denna tagg. Det är viktigt att personerna får taggen efter du aktiverat utlösaren då automationen endast kommer agera på aktiviteter som sker efter du sparat taggen där. Kort därefter bör utskicken nu gå till den/de du önskade lägga till i efterhand.
Tips 2
Du duplicerar ditt automationsflöde och justerar den nya anpassad efter hur du vill att de du retroaktivt ska föra in i flödet ska få utskick. Kanske är det så att du vill ta bort ett mejl eller två etcetera. Sedan gör du precis som i tips 1, att du skapar en ny tagg som utlösare och sedan adderar taggen till berörda i ditt CRM.
Tips 3
Behöver du stoppa de utskick som ligger planerade för de som är i flödet för att göra justeringar eller liknande? Då går du in i din automation och rödmarkerar den (stoppar den). Då kommer inga fler mejl skickas.
Behöver du fortfarande kommunicera med de som är i flödet följer du steg 1 eller 2. Du kan också gå in i de mejl du hade planerat skicka och spara dem som mall.
Sen kan du gå in och skapa en Kampanj i din E-post marknadsföring och hämta upp mallen där. Då kan du justera och styra både mottagare och tid för utskick igen.